Pengertian, Ruang Lingkup, Tugas dan Fungsi Administrasi Personalia

Di bawah ini adalah salah satu tugas kuliah pada Mata Kuliah Administrasi Pendidikan pada Semester 3.

A.      PENDAHULUAN

1.         Pengertian Administrasi

Secara sederhana administrasi berasal dari kata Latin “ad” dan “ministro”. Ad mempunyai arti “kepada” dan ministro berarti “melayani”. Secara bebas dapat diartikan administrasi itu merupakan pelayanan atau pengabdian terhadap subyek tertentu.[1]

Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Namun administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu.[2]

Jadi, dapat kita simpulkan bahwa administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan suatu kebijakan untuk mencapai tujuan tertentu.

2.         Pengertian Personalia

Personalia berasal dari kata personil, yaitu orang-orang yang bekerja pada suatu organisasi atau lembaga dan mereka mendapatkan gaji atau imbalan atas pelaksanaan pekerjaan tersebut, personalia sekolah meliputi  guru dan  pegawai lainnya.[3]

Personalia atau pegawai / karyawan sekolah terdiri dari :

1)        Tenaga edukatif atau akademik , yaitu guru atau pengajar tetap dan tidak tetap (honorer), guru bantuan tetap.

2)        Tenaga non edukatif atau administratif atau pegawai tata usaha tetap dan tidak tetap.[4]

Jadi, dapat disimpulkan bahwa personalia bisa juga disebut pegawai maupun karyawan. Pegawai dalam suatu sekolah adalah semua manusia yang bergabung dalam kerja sama untuk melaksanakan tugas-tugas dalam mencapai tujuan pendidikan yang anggotanya mulai dari kepala sekolah hingga office boy.

3.         Pengertian Administrasi Personalia

Administrasi personalia adalah segenap proses penataan yang bersangkut paut dengan masalah di sekolah dengan  menggunakan tenaga kerja dan demi tercapainya tujuan sekolah yang ditentukan  sebelumnya[5].

Administrasi personalia adalah serangkaian proses kerja sama mulai dari perencanaan, penggerakan dan pengawasan dalam bidang personalia dengan mendayagunakan sumber yang ada secara efektif dan efisien, sehingga semua personil sekolah menyumbang secara optimal bagi pencapaian tujuan pendidikan sekolah yang telah ditetapkan[6].

Jadi, dapat disimpulkan bahwa administrasi personalia merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan diusahakan secara sengaja dan sungguh sungguh serta dengan pembinaan secara kontinyu oleh para pegawai di sekolah untuk mencapai tujuan penyelenggaraan pendidikan sekolah itu dengan baik dan hasil yang diinginkan.

Berdasarkan pengertian di atas, materi yang akan dibahas meliputi:

a.    Ruang Lingkup Administrasi Personalia

b.    Tugas dan Fungsi Administrasi Personalia

B.  PEMBAHASAN

1.    Ruang Lingkup Administrasi Personalia

Dalam administrasi personalia pendidikan tercakup beberapa personalia atau ruang lingkup, diantaranya adalah :[7]

a.    Administrasi personalia bagian tata usaha

Tata usaha (TU) di sekolah memiliki peranan penting dalam terlaksananya semua kegiatan di sebuah sekolah, karena bagian tata usaha inilah yang mengatur dan mengurusi hampir seluruh kegiatan dari sebuah sekolah mulai dari kegiatan penerimaan siswa baru hingga kegiatan kelulusan siswa. Administrasi bagian tata usaha mempunyai beberapa kegiatan seperti :

1)      Organisasi dan struktur tata usaha

2)      Anggaran belanja keuangan sekolah

3)      Masalah kepegawaian dan personalia sekolah

4)      Keuangan dan pembukuannya

5)      Surat menyurat

6)      Masalah pengangkatan, pemindahan, penempatan, laporan, pengisian buku induk, raport dll.

b.    Administrasi personalia bidang murid atau siswa

Di dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, murid berarti orang anak yang sedang berguru (belajar, bersekolah). Murid atau anak didik adalah salah satu komponen manusia yang menempati posisi sentral dalam proses belajar-mengajar. Di dalam proses belajar-mengajar, murid sebagai pihak yang ingin meraih cita-cita, memiliki tujuan dan kemudian ingin mencapainya secara optimal. Murid akan menjadi faktor penentu, sehingga dapat mempengaruhi segala sesuatu yang diperlukan untuk mencapai tujuan belajarnya. Adapun administrasi personalia bidang murid itu mencakup :

1)        Organisasi murid

2)        Masalah kesehatan dan kesejahteraan murid

3)        Bimbingan dan penyuluhan untuk murid

c.    Administrasi personalia pendidikan bidang guru

Guru adalah personal pendidikan yang paling sering melakukan kontak langsung dengan perserta didik, yang berperan besar terhadap kemajuan peserta didik, bahkan kualitas sekolah juga sangat dipengaruhi oleh guru yang berada di dalamnya. Guru sendiri harus memenuhi standar kompetensi kelayakan mengajar yang telah ditentukan, sehingga kualitas dan produktifitas guru harus mampu memperlihatkan keprofesionalan yang bermutu, sehingga guru tidak hanya sekedar menjalankan kegiatan mengajar sebagai rutinitas saja untuk menggugurkan kewajibannya sebagai pengajar, namun lebih dari itu harus bertujuan untuk mencerdaskan anak bangsa. Adapun dalam administrasi personalia pendidikan bagian guru mencakup:

1)      Pengangkatan dan penempatan tenaga guru

2)      Organisasi personel guru

3)       Masalah kepegawaian dan evaluasi guru.

2. Tugas dan Fungsi Administrasi Personalia

a.       Peranan guru dalam administrasi personalia :[8]

1)   Dapat memberi masukan tentang keadaan personil yang ada dan kebutuhan personil yang akan datang.

2)      Pada kegiatan pemanfaatan, pembinaan dan pengembangan guru sebagai orang yang dilayani hendaknya berperan aktif sesuai dengan fungsinya, sehingga ia mendapatkan pelayanan seperti yang diharapkan dan tujuan organisasi atau sekolah dapat dicapai secara optimal.

3)      Guru dituntut untuk memahami aturan-aturan kepegawaian yang berlaku dan terkait dengannya serta berusaha dengan melaksanakannya secara konsisten dan penuh tanggung jawab.

Di dalam pasal 39 UU No. 20 tahun 2003 tentang sistem pendidikan nasional menerangkan bahwa pasal 1 tenaga kependidikan bertugas melaksanakan administrasi, pengelolaan, pengembangan, pengawasan, dan pelayanan teknis untuk menunjang proses pendidikan pada satuan pendidikan kemudian pasal 2 pendidik merupakan tenaga profesional yang bertugas merencanakan dan melaksanakan proses pembelajaran, menilai hasil pembelajaran, melakukan pembimbingan dan pelatihan, serta melakukan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, terutama bagi pendidik di perguruan tinggi.[9]

b.      Komite Sekolah

Pasal 1 ayat 25 dalam UU No. 20 tahun 2003 tentang Sisdiknas Komite Sekolah / Madrasah adalah lembaga mandiri yang beranggotakan orang tua / wali peserta didik, komunitas sekolah, serta tokoh masyarakat yang peduli pendidikan.

Pasal 38 ayat 2 Kurikulum pendidikan dasar dan menengah dikembangkan sesuai dengan relevansinya oleh setiap kelompok atau satuan pendidikan dan komite sekolah / madrasah di bawah koordinasi dinas pendidikan dasar dan provinsi untuk pendidikan menengah. Dari pasal tersebut dapat dijelaskan bahwa tugas komite sekolah adalah mengembangkan kurikulum sesuai dengan kebutuhan yang ada.[10]

c.       Kepala Sekolah

Kepala sekolah tidak hanya dituntut sebagai educator dan administrator, melainkan juga harus berperan sebagai manajer dan supervisor yang mampu menerapkan manajemen yang bermutu. Kepala sekolah memiliki peranan penting untuk perkembangan sekolah tersebut. Kepala sekolah juga bertanggung jawab atas jalannya lembaga sekolah dan kegiatan dalam sekolah.

Adapun kegiatan pokok yang harus diemban kepala sekolah itu ada tujuh, yaitu merencanakan, mengorganisasi, mengadakan staf, mengarahkan atau orientasi sasaran, mengkoordinasi, memantau, dan menilai / evaluasi. Namun dalam tugasnya kepala sekolah dibantu oleh beberapa wakil.[11]

Ada dua fungsi tugas dari personalia yaitu fungsi manajerial dan fungsi operasional. Secara ringkas masing-masing fungsi tersebut adalah sebagai berikut :[12]

1)      Fungsi manajerial meliputi : perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.

a)      Perencanaan (planning) yaitu proses penentuan kebutuhan pegawai pada masa yang akan datang bedasarkan perubahan-perubahan yang akan terjadi dan persediaan tenaga kerja yang ada.

b)      Pengorganisasian (organizing) yaitu alat untuk mencapai tujuan, manajer personalia menyusun suatu organisasi dengan merancang  struktur hubungan antara pekerjaan, personalia dan faktor-faktor fisik.

c)      Pengarahan (directing) yaitu memberikan informasi yang perlu agar kegiatan dapat dilaksanakan dengan baik. Fungsi sederhana dari pengarahan adalah untuk membuat atau mendapatkan karyawan melakukan apa yang diinginkan dan harus mereka lakukan (pemberian perintah).

d)     Pengendalian (controlling) adalah fungsi manajerial yang berhubungan dengan pengaturan kegiatan agar sesuai dengan rencana personalia yang sebelumnya telah dirumuskan berdasarkan analisis terhadap sasaran dasar organisasi.

2)      Fungsi operasional meliputi : pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan dan pemutusan hubungan kerja,

a)      Pengadaan tenaga kerja (procurement), fungsi operasional dari manajemen personalia adalah berupa usaha untuk memperoleh jenis dan jumlah yang tepat dari personalia yang diperlukan untuk menyelesaikan sasaran organisasi. Hal-hal yang dilakukan dalam kaitan ini adalah penentuan sumber daya manusia yang dibutuhkan dan perekrutannya, seleksi dan penempatan.

b)      Pengembangan (development), pengembangan merupakan peningkatan keterampilan melalui pelatihan yang perlu untuk prestasi kerja yang tepat. Kegiatan ini amat penting karena perubahan-perubahan teknologi, reorganisasi pekerjaan, tugas manajemen yang semakin rumit.

c)      Kompensasi (compensation), fungsi ini dirumuskan sebagai balas jasa yang memadai dan layak kepada personalia untuk sumbangan mereka kepada tujuan organisasi.

d)     Integrasi (integration), integrasi merupakan usaha untuk menghasilkan suatu rekonsiliasi (kecocokan) yang layak atas kepentingan-kepentingan perorangan (individu), masyarakat dan organisasi

e)      Pemeliharaan (maintenance), pemeliharaan merupakan usaha untuk mengabadikan angkatan kerja yang mempunyai kemauan dan mampu untuk bekerja. Terpeliharanya kemauan untuk bekerja sangat dipengaruhi oleh komunikasi dengan para karyawan, keadaan jasmani (fisik) karyawan dan kesehatan serta keselamatan kerja.

f)       Pemutusan Hubungan Kerja (separation), jika fungsi pertama manajemen personalia adalah untuk mendapatkan karyawan, logis bahwa fungsi terakhir adalah memutuskan hubungan kerja dan mengembalikan orang-orang tersebut kepada masyarakat. Organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan proses pemutusan hubungan kerja sesuai dengan persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan, dan menjamin bahwa warga masyarakat yang dikembalikan itu berada dalam keadaan yang sebaik mungkin.

C. KESIMPULAN
            Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa :

    1.  Ruang Lingkup Administrasi Personalia ada tiga yaitu :

a.    Administrasi personalia bagian tata usaha

b.    Administrasi personalia bidang murid atau siswa

c.    Administrasi personalia pendidikan bidang guru.           

2.    Tugas dan fungsi administrasi personalia ada dua yaitu:

a.       Fungsi manajerial, meliputi :

1)        Perencanaan (planning)

2)        Pengorganisasian (organizing)

3)        Pengarahan (directing)

4)        Pengendalian (controling)

b.      Fungsi operasional, meliputi :

1)        Pengadaan tenaga kerja (procurement)

2)        Pengembangan (development)

3)        Kompensasi (compensation)

4)        Integrasi (integration)

5)        Pemeliharaan (maintenance)

6)        Pemutusan hubungan kerja (separation).

---

[1]Daryanto, Administrasi Pendidikan,  (Jakarta: Rineka Cipta, 2001), hal 1.

[2]Rusmaini, Ilmu Pendidikan,  (Palembang : Grafindo Telindo Press, 2014), hal 100.

[3]Kris Setyaningsih, Administrasi Pendidikan, (Palembang : NoerFikri, 2014), hal 14.

[4]Ary H Gunawan, Administrasi Sekolah Administrasi Pendidikan Mikro, (Jakarta: Rineka Cipta,
  1996), hal.21

[5]Suharsimi Arikunto , Organisasi dan Administrasi Pendidikan Teknologi Dan Kejuruan ,     
  (Jakarta : Rajawali Pers, 1988), hal.79.

[6]Kris Setyaningsih, Administrasi Pendidikan, (Palembang : NoerFikri, 2014), hal 14.

[7]Daryanto, Administrasi Pendidikan,  (Jakarta: Rineka Cipta, 2001), hal 2.

[8]Kris Setyaningsih, Administrasi Pendidikan, (Palembang : NoerFikri, 2014), hal 14.

[9][9]Kris Setyaningsih, Administrasi Pendidikan, (Palembang : NoerFikri, 2014), hal 15.

[10]Loc. cit

[11]Kris Setyaningsih, Administrasi Pendidikan, (Palembang : NoerFikri, 2014), hal 15.

[12]Ibid, hal 16